Investeer in je beeldbank: weg met losse foto’s op je bureaublad

Je had je nog zo voorgenomen om je foto’s netjes te ordenen, maar na een tijdje is je bureaublad toch weer een doolhof geworden, met foto’s in losse mapjes, ondefinieerbare bestandsnamen, dubbele afbeeldingen. En... door wie was deze foto ook alweer gemaakt? En hoe zit het eigenlijk met het portretrecht?

Een goed geordende beeldbank scheelt je heel wat hoofdpijn. Zo kun je onder andere makkelijk en zorgeloos beelden met je collega’s delen en houd je overzicht wat er met deze beelden gebeurt. Een beeldbank bouwen en onderhouden is veel meer dan wat foto's in mapjes bewaren. Het vraagt voortdurend aandacht en onderhoud. Met een goed geordende beeldbank kun je makkelijk en zorgeloos beelden met je collega’s delen. In dit stuk zetten we de belangrijkste punten voor een succesvolle beeldbank uiteen.

Inventariseren

Voordat je met de bezem door je content gaat, moet je jezelf een aantal belangrijke vragen stellen zodat je erachter komt wat voor soort beeldbank jij nodig hebt. Voor sommige organisaties zal een geordend mappensysteem op een gedeelde drive volstaan, maar andere bedrijven zullen eerder een partner zoeken om een beeldbanksysteem bij af te nemen. Erachter komen welke optie het beste werkt voor jou? Beantwoord onderstaande vragen.

Wat is het doel van jouw beeldbank?

Wil je vooral foto’s voor je eigen organisatie herbergen of moet de content ook toegankelijk zijn voor mensen van buitenaf? Wanneer je met een klein team werkt en er een overzichtelijk aantal mensen in de beeldbank moet kunnen zijn, is het makkelijk om bij te houden wat er met deze foto’s gebeurt. Deze kunnen dan gerust op in een mapje op een gedeelde drive staan. Het wordt ingewikkelder om overzicht te bewaren wanneer verschillende afdelingen binnen je organisatie gebruik moeten maken van de beeldbank. In dat geval is het handig als er toezicht is op de toegang en het gebruik.

Wie is de beheerder?

Dat brengt ons meteen op een volgend belangrijk punt: maak iemand beheerder van de beeldbank. Op deze manier zorg je ervoor dat het overzicht gewaarborgd wordt en mensen met vragen bij een centraal aanspreekpunt terecht kunnen. Hoe groot of klein jouw beeldbank ook is, het is belangrijk om van tevoren te bepalen wie de gebruikers zullen zijn en welke rechten alle gebruikers krijgen. Dus inventariseer: wie gaan de beeldbank gebruiken? Wat mag iemand die een foto (of ander bestand) uit de beeldbank haalt, met die content doen? Wie zijn de beheerders en welke rechten hebben zij? Er zijn een of twee beheerders die rechten krijgen. De rest zijn gebruikers van de beeldbank, met meer beperkte rechten. Zo is een heel lijstje van rechten te maken. Zorg ervoor dat deze lijst zo compleet mogelijk is en dat die intern voor iedereen helder is.

Wie is de technische beheerder van de beeldbank?

Naast het inhoudelijke beheer, is er ook het technische beheer. Dit hangt nauw samen met de partner die de beeldbank levert, bouwt en deels onderhoudt. Zoek een partij die thuis is in deze wereld en die een goed portfolio heeft. Ook wanneer je zelf de beeldbank gaat optuigen is het handig om met een technisch beheerder te werken.

Om wat voor content gaat het?

Bestaat jouw content uit alleen foto’s, of ook tekeningen, infografieken of videobestanden?  En wat voor welke? bestandsformaten hebben ze; jpg, tiff, eps, mp3, wav? Met andere woorden: maak een gedetailleerd overzicht waaruit jouw content bestaat. Een foto met een jpg-extensie is veel minder groot dan een foto die is opgeslagen als tiff-bestand. Zo wil je ook voorkomen dat video’s, infographics, mp3’s en foto’s allemaal door elkaar staan opgeslagen. Als je gaat werken met mapjes op een gedeelde drive is het verstandig de video’s bij de video’s onder te brengen en de foto’s bij de foto’s. Werk je met een beeldbank van een externe partner? Zorg dat je tijdens het uploaden van je content aangeeft om welk bestandstype het gaat.

Is je metadata op orde?

Dat brengt ons bij een van de belangrijkste dingen van een goed georganiseerde beeldbank: de metadata. Je kunt een beeldbank zien als een gigantische ballenbak met content. Hoe meer content in die ballenbak zit, hoe lastiger het wordt om te vinden wat je zoekt, zodra deze content niet goed omschreven is. Metadata zijn gegevens die de karakteristieken van gegevens omschrijven, bijvoorbeeld wie de foto heeft gemaakt, op welk tijdstip, wat er te zien is op de foto, wat het bestandsformaat is, etc. Zonder deze gegevens zal je niet vinden wat je zoekt, want de zoekfunctie in je beeldbank maakt gebruik van deze gegevens.

Of je nu een beeldbank afneemt of er een creëert op een gedeelde drive: het is belangrijk na te denken over een mappenstructuur, categorieën en over de metadata. Onderzoek of jouw content al van de juiste metadata voorzien is of dat de informatie nog toegevoegd moet worden. Zoals je je kunt voorstellen is dit een continu proces. Want een beeldbank blijft meestal groeien.

Hoe zit het eigenlijk met het portretrecht?

Vergeet de auteurs- en portretrechten niet! Mag je de content wel opslaan? Is dit met de makers van de beelden geregeld? Zijn er afspraken gemaakt met de mensen die herkenbaar in beeld zijn gebracht? Heb je deze mensen een quitclaim laten tekenen? Ook alle juridische zaken moet je goed op orde hebben en houden. Eerder schreven we al wat je wel en niet mag met een foto. Lees hier stuk over portretrecht.

Tot slot: kijk eens bij bedrijven die al langer werken met een beeldbank zoals het ANP. Wees kritisch en stel veel vragen. Organiseer een paar keer een sessie voor je medewerkers en leg ze daarin uit hoe het proces werkt. Dan kent iedereen de te nemen stappen en regels. 

Het ANP beheert zelf een complexe beeldbank waarin miljoenen foto's van honderden fotografen en agentschappen, uit verschillende landen, binnen verschillende categorieën en met verschillende rechten samenkomen. Het ANP adviseert jouw organisatie graag bij het verbeteren, opstellen of beheren van een beeldstrategie en beeldbank.